Organiseert u weleens een congres? Valkuil nr 1: sprekers die niet doen wat ze beloofd hebben. Sprekers zijn te lang, te standaard of niet to the point. In een radio of TV-uitzending zou dat onbespreekbaar zijn, maar in de congreswereld komen er nog veel sprekers mee weg. Soms lijk je als organisator aan goden overgeleverd. Terwijl dat niet zo hoeft te zijn. High Profile Events vroeg mij een column erover te schrijven, met tips. Hieronder mijn belangrijkste tips samengevat!
Doe een interview in plaats van een keynote
Het geven van een goede presentatie is vaak maar weinigen gegeven. Dus waarom niet een interview door de dagvoorzitter? Dan is de inhoud veel makkelijker te sturen en de spreker hoeft geen presentatie voor te bereiden. Ook kan je een interview veel makkelijker afbreken dan een presentatie.
Geef mensen MINDER tijd
Als mensen minder tijd krijgen, dwing je ze tot de kern te komen. Dan gaan ze pas echt kiezen wat ze willen vertellen. Dan laten ze lange inleidingen afwezig en komen ze direct tot de kern. Kan je mensen laten komen voor 10 minuten speech? Ja. Bij BNR komen mensen soms voor 3 minuten…
Wees duidelijk over de rol van de spreker
Voor welke content heb je de gast nodig? Wees daar zeer duidelijk over. Dus niet: ‘een stukje over duurzaamheid’, maar ‘twee voorbeelden waaruit blijkt dat duurzaamheid een betere prijs oplevert bij een klant’. Heerlijk helder!
WWJWW
Is een oude journalistieke wet: Weet wat je weten wil. Mijn grootste toegevoegde waarde als presentator (naast het modereren) is duidelijk krijgen bij de opdrachtgever waar ze het ècht over willen hebben. Wat is de doelgroep, de doelstelling, de belangrijkste boodschap? Welke 3 kernvragen gaan we beantwoorden? Wie kan dat het beste beantwoorden? Door goed het gesprek aan te gaan, krijg je pas echt boven tafel waar het congres over moet gaan.
Huur een redacteur in
Net zoals presentatoren, zijn redacteuren ook te huur. Neem mensen die het gewend zijn TV of radioprogramma’s te maken. Die een groot netwerk hebben, maar ook die het normaal vinden om een goede spreker te vinden bij een onderwerp. En het gewend zijn om mensen af te zeggen als het niet aan de gewenste standaarden voldoet.
Soms zijn opdrachtgevers weleens bang om zo instructief te zijn naar sprekers. ‘We zijn al blij dat ze komen’. Mijn ervaring is precies het omgekeerde: ‘wat fijn dat u zo duidelijk bent, ik weet precies wat ik moet doen’.
En verbiedt het gebruik van PowerPoint of doe, zoals ik in veel Europese conferenties introduceer Pecha Kucha presentaties van 6 minuten 40 seconden, 20 foto’s die 20 seconden voor blijven staan, geen tekst, geen grafieken geen getallen. Met een mooi interview daarna ben je in minder dan 15 minuten klaar, houd je de spreker ’to the point’ en verveel je vooral het publiek niet. Gaat niet voor alle onderwerpen op, maar niet elke conferentie betreft rocket science, toch?