We strijden allemaal om aandacht. Ook in de zakelijke wereld. En dus is het belangrijk om met de bijzondere klanten die veel voor je bedrijf betekenen, extra je best te doen. Samen ideeën uitwisselen tijdens een roundtable is goud waard. Hieronder vind je de 11 tips voor een goede roundtable discussie. Maar eerst: wanneer is zo’n gesprek nou echt een slim idee?
- Als je je klanten beter wil leren kennen
- Als je jouw klanten wil introduceren bij elkaar
- Als je potentiële klanten wil bereiken
- Als je wil weten wat er in een bepaalde sector speelt
Omdat ik in de loop der jaren veel ronde tafel-discussies heb mogen leiden, heb ik heel veel ervaring opgedaan in wat er wel, en wat er niet werkt. Hier deel ik mijn belangrijkste tips.
1. Wees persoonlijk
Een roundtable is exclusief. Je moet wel wat bereikt hebben in het leven om uitgenodigd te worden. Speel ook een beetje in op die trots. Alles moet uitstralen dat het een persoonlijke uitnodiging is. Dus, een telefoontje naar de assistent, daarna een mailtje en daarna nog een fysieke bevestiging over de post is geen overbodige luxe.
2. Kies het onderwerp goed
Let op. In 80% van de gevallen gaat het NIET over jou! Dus geen producten pushen. Je wil weten waar je klanten mee zitten, wat hun dilemma’s zijn, en hoe zij dat opgelost hebben. Jij bent er om te faciliteren, niet om producten te pushen. Kies je onderwerp goed, en check bij een paar potentiële deelnemers of ze met dit onderwerp bezig zijn. PROTIP: Dat hoeft niet altijd over de business te gaan. Ik heb ervaren dat gasten het heel verfrissend vinden om een avond te praten over maatschappelijke thema’s.
3. Houd het klein
De verleiding bestaat om toch veel mensen uit te nodigen, maar dat zou ik niet doen. Als de tafel te groot wordt, is er te weinig connectie tussen de deelnemers. Ergens tussen de 12 en 20 deelnemers is perfect. Standaard regel: je moet elkaar goed kunnen verstaan, zonder te hard te moeten praten.
4. Richt de ruimte slim in
Heel belangrijk. Zorg ervoor dat het een stille ruimte is, vooral bij gevoelige onderwerpen wil je dat je elkaar makkelijk kunt verstaan. Ook is het zeer belangrijk dat de tafel niet al te groot is. De persoon aan de overkant van de tafel mag niet meer dan 2 meter van je af zitten. Eigenlijk is en ronde tafel met een groep van 12 t/m 20 mensen onhandig. Rechthoekig is beter. En zorg ervoor dat iedereen elkaar goed kan zien. Zo’n bloemstuk is leuk, maar niet midden op de tafel.
5. Zorg voor inhoudelijke dragers
Net zoals een normaal evenement, heb je ‘dragers’ van je programma nodig. Mensen die van te voren weten dat ze bepaalde content moeten leveren. Dat kan een presentatie zijn, maar ook een interview waarbij even alle aandacht naar deze persoon gaat. Dit kunnen aparte ervaringsdeskundigen zijn, of genodigden die je even extra voorbereid heb om juist dat ene verhaal te vertellen. Per rondetafelsessie van 2 uur zijn twee ‘dragers’ nodig om het tempo erin te houden.
6. Zorg voor een ‘Jan Mulder’
Gevaar is dat de deelnemers het snel met elkaar eens zijn. Dan is het handig om iemand te hebben die de “Jan Mulder”-rol op zich neemt. Dus op gezette momenten trekt hij/zij de aandacht naar zich toe, en zegt: “Ja, is dat allemaal wel echt zo?”. Voorkomt dat sessies inzakken.
7. Houd de diversiteit in de gaten
Ga voor een diverse groep. Zorg voor een goede man/vrouw verhouding, en waak ervoor dat niemand de boventoon voert. In diverse groepen lopen de discussies vaak beter, en zorgt het voor meer diversiteit in voorbeelden en dilemma’s. Dan gaan deelnemers ook echt iets leren!
8. Houd een introductieronde
Wordt soms overgeslagen vanwege ‘de tijd’. Maar dan heb je gewoon teveel mensen uitgenodigd. Als je wil dat mensen het achterste van hun tong laten zien, dan moeten ze zich veilig voelen. Dat kan je bereiken door zo’n voorstelrondje. Zorg ervoor dat je een heldere opdracht geeft. Ik zeg vaak, “je mag 2 zinnen zeggen over je bedrijf, en daarna wil ik horen wat het grootste dilemma is dat je hebt met onderwerp X”.
9. Maak een tafelschikking
Zorg zelf voor een tafelschikking, ongeveer een uurtje voor aanvang. Maak naambordjes, die je als een driehoekje neerzet op tafel. Zorg ervoor dat de voor- en achternaam op beide kanten geprint staat. Zet de mensen die waarschijnlijk de grootste praters zijn, een beetje verdeeld over de tafel.
10. Spreek spelregels af
Als je wil dat mensen gaan praten, dan moet je ze een veilig gevoel geven. Maak dus afspraken over de inhoud. Mogen we de content van die avond buiten deze ruimte gebruiken? Gelden de Chatham House Rules? (aanrader). Maar ook hoe je de discussie wil laten verlopen. Ik zeg bijvoorbeeld altijd dat ik wel houd van een beetje chaos, dus dat iedereen altijd mag inbreken in het gesprek.
11. Zorg dat je een inhoudelijk plan hebt
Je wil dat de discussie zo natuurlijk mogelijk verloopt, maar dat betekent niet dat je alles maar de vrije loop laat gaan. Maak van te voren een helder tijdschema met onderwerpen die je wilt behandelen. Zorg ervoor dat je op 70% nog iets prikkelends inbrengt, zodat de discussie niet als een nachtkaars uitgaat. Prepareer ook een uitsmijter voor het einde. Dat kan een laatste vraag (naar de toekomst toe), een samenvatting (benoem vooral waardevolle bijdragen) of een grappige anekdote zijn.
Ik hoop dat deze tips je helpen om van je rondetafel discussie een waardevolle bijeenkomst te maken. Mocht je een keer vrijblijvend willen sparren over de inhoud, of heb je nog een presentator nodig, neem dan contact op.
En heb je zelf nog goede tips die je wil delen, laat het weten in de comments!
